Quando se abre uma empresa virtual o lojista precisa arcar com diversas responsabilidades financeiras e fiscais, para garantir que o negócio funcione de acordo com a lei e de forma que continue crescendo com o passar do tempo.

Para fazer isso, o empreendedor precisa dispor de conhecimentos relacionados à gestão financeira e a contabilidade, porém nem todo mundo que inicia um negócio digital possui esses conhecimentos, o que contribui para que erros fiscais e financeiros sejam cometidos no e-commerce.

Esses erros podem trazer prejuízos ao negócio e ao lojista, que muitas vezes acaba por ter que fechar a empresa que acabou de abrir, por não saber como gerir esses aspectos importantes do negócio.

Por conta disso, quem abre uma loja virtual precisa contar com uma contabilidade para e-commerce, pois ela ajudará você a resolver questões fiscais e financeiras, de modo que o negócio consiga sobreviver a qualquer obstáculo financeiro que surja no futuro.

Se você quer saber mais sobre como funciona a contabilidade para e-commerce e porque é tão importante que a loja virtual fique atenta a isso, é só continuar lendo este artigo.

O e-commerce precisa de contador?

A contabilidade para e-commerce é a atividade responsável por mensurar as entradas e saídas do capital da empresa, e controlar esses aspectos para que o negócio tenha dinheiro no caixa, e não passe por apertos financeiros quando existir alguma emergência.

Por mais que pareça uma atividade simples, manter esse controle não é nada fácil. Para um negócio iniciante, que possui um faturamento baixo, pode ser simples iniciar essa atividade. Mas conforme a loja virtual for crescendo e realizando mais vendas, essa tarefa vai ficando cada vez mais complicada.

Começa a surgir diversos pontos diferentes para mensurar, e acaba sendo necessário ir além do controle, mas também ter uma mentalidade estratégica que considere as receitas e despesas da empresa, junto com os impostos e outros deveres fiscais que a loja virtual é responsável, para realizar um controle realmente assertivo.

Por conta disso, pode ser necessário contratar uma contabilidade, que terá os profissionais certos e qualificados para regularizar o seu negócio da maneira correta, onde ele vai ajudar a sua loja virtual a:

  • elaborar relatórios financeiros de entradas e saídas da empresa;
  • organizar um cronograma para realização de pagamentos;
  • evitar o pagamento de impostos desnecessários;
  • analisar os custos e lucros da empresa;
  • registrar o CNPJ no enquadramento empresarial correto para o tamanho do seu negócio.

Esses são somente alguns itens que um contador ajuda o seu e-commerce a se manter correto e de acordo com a lei, a economizar com pagamentos e crescer o negócio com base em dados reais de lucros anteriores.

Como fazer a gestão financeira do e-commerce?

Para manter o negócio com um bom funcionamento, é necessário fazer um planejamento financeiro com os objetivos monetários que o negócio deseja alcançar em um período de tempo determinado.

Somente após ter feito o planejamento que o controle financeiro começa, onde é listado todas as despesas e receitas para que elas possam ser organizadas de forma que o objetivo seja alcançado. Para realizar tudo isso, será necessário aplicar algumas práticas na gestão financeira da sua loja virtual.

A seguir listamos algumas dessas práticas, como elas funcionam e que benefícios elas podem trazer ao seu negócio.

Separe as contas pessoais da empresa

É muito comum que empreendedores iniciantes acabem misturando as contas pessoais com as empresariais, como se tudo fosse uma coisa só. Porém isso é um grande erro, que pode prejudicar o andamento do negócio pelo simples fato de deixar todo o lado financeiro confuso.

É importante entender que as contas pessoais pertencem somente ao empreendedor, enquanto as contas da empresa pertencem somente à própria empresa. Dessa forma, as duas contas devem ser separadas, e cada uma precisa ter sua própria conta bancária, e ser paga no seu próprio momento.

Para facilitar essa atividade, o empreendedor pode começar a se ver como um funcionário que todo mês precisa ser pago. Somente quando ele receber seu pagamento é que vai cuidar das suas contas pessoais. Mas antes disso acontecer, as despesas da empresa devem ser pagas primeiro, para garantir a continuidade do negócio.

Controle os custos da loja virtual

A principal tarefa da gestão financeira é realizar o controle de todos os custos que a loja virtual gera. Isso significa que ela será a responsável por listar as despesas fixas e variáveis da loja e as receitas que ela gera todos os meses.

Dessa forma fica mais fácil prever o quanto que a loja vai precisar receber de receita das vendas todos os meses, para arcar com as despesas do mês e ainda conseguir lucrar para o negócio crescer. Com o controle, também é possível diminuir os gastos e fazer com que a loja não fique no vermelho.

Deixar as conta pagas em dia

Um e-commerce sempre tem contas a pagar, mas quando elas não são pagas no prazo certo, podem acabar gerando juros e fazendo com que a loja entre em uma dívida que com o passar do tempo, fica cada vez mais difícil de quitar.

Para isso, a gestão financeira do e-commerce precisa levar em consideração os pagamentos que precisam ser feitos e a data deles, para assim fazer uma boa previsão da receita que a loja precisa gerar, e realizar esses pagamentos em dia.

Utilize sistemas de controle financeiro

Por mais que planilhas de Excel sejam muito utilizadas para esse fim, nem sempre são as melhores opções, pois é possível realizar muitos erros no registro que resultam em um controle financeiro nada assertivo.

Às vezes pode ficar mais fácil de acompanhar e registrar todas as movimentações financeiras do seu negócio a partir de um sistema, que pode conter funcionalidades especiais que garantam que erros não sejam feitos, e que a gestão seja realizada de forma automática e integrada à plataforma da sua loja virtual.

Quais impostos precisam ser pagos no e-commerce?

Um negócio regularizado precisa arcar com o pagamento de impostos, sejam eles municipais, estaduais ou federais para continuar operando no país sem nenhum problema legal.

Para isso, existem alguns tributos que o lojista precisa arcar e colocar na sua gestão financeira, para sempre ter a receita necessária para pagá-los. A seguir você conhece os impostos que as lojas virtuais geralmente precisam pagar.

ICMS

Essa é a sigla para Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, que incide sobre a compra de qualquer tipo de mercadoria e serviços, como os de comunicação e transporte intermunicipal e interestadual.

Ela aparece em todas as transações comerciais de venda e compra de produtos. A alíquota a ser paga pelo lojista vai variar de acordo com cada estado, mas fica algo entre 7% a 35%. Quando imposto é recolhido, ele é encaminhado para os estados e o Distrito Federal para ser utilizado em diversos projetos públicos.

ICMS-ST

Já esse imposto se refere à Substituição Tributária do imposto ICMS. Essa substituição é feita para que a responsabilidade do pagamento do ICMS incida sobre outros, contribuindo para que não seja a pessoa que comercializa determinado produto ou serviço que realize o pagamento.

Esse imposto só incide em alguns casos especiais, e o valor do ICMS é restituído ao contribuinte que o pagou em primeiro lugar. Para analisar se o seu negócio pode ter essa restituição, é necessário entrar em contato com uma contabilidade para e-commerce especializada nessa área.

ISS

Por fim temos o ISS, sigla que significa Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza. Esse tributo incide na prestação de serviços realizados por empresas ou profissionais autônomos, sendo que sua alíquota varia entre 2 a 5% do valor do serviço. Os municípios e o Distrito Federal são os responsáveis pelo recolhimento desse tributo.

Como fazer a Contabilidade para e-commerce?

Para que a contabilidade para e-commerce funcione corretamente de forma que a área financeira e fiscal do seu negócio estejam controladas, é necessário ter alguns fatores em mente e realizar práticas que permitam que a contabilidade seja consistente.

A seguir separamos alguns itens para o lojista pensar e começar a aplicar no seu negócio e conseguir fazer uma gestão contábil efetiva.

Tenha um visão geral do negócio

O primeiro ponto é conhecer a fundo todos os processos que existem no seu e-commerce e que fazem com que ele possa continuar operando no mercado.

Para isso, é necessário conhecer as etapas incluídas no trabalho de produzir os produtos, divulgar o negócio, atender o cliente, enviar os pedidos, armazenar as mercadorias, pagar os funcionários, dentre outras atividades padrão de um e-commerce.

Conhecer tudo isso a fundo permitirá que você tenha uma visão geral do seu negócio, fazendo com que você consiga enxergá-lo como um todo para poder aplicar estratégias assertivas que otimizem os custos gerados em cada atividade, e que permita que elas sejam mais produtivas.

Cuide das despesas mensais

O segundo ponto tem muito a ver com a consistência da sua gestão contábil. Como as suas contas aparecem todos os meses, é importante realizar um controle mensal, onde ao menos uma vez ao mês você verifica como estão indo as despesas do seu negócio.

Dessa forma você consegue agir rapidamente quando alguma despesa fica maior do que o orçamento inicial dado a ela, fazendo com que você realize um controle mais assertivo das suas despesas e garanta que vai fechar o mês no verde.

Mantenha a contabilidade organizada

Tanto na gestão financeira quanto na contábil, podem ser gerados diversos documentos como, comprovantes de pagamentos, boletos, holerites de funcionários dentre outros.

A maioria dos documentos gerados são importantes, e o lojista precisa mantê-los armazenados em algum local por um período de tempo. Nesse momento, é importante ter organização, e criar uma boa estrutura de pastas para organizar todos corretamente.

Dessa forma, você pode economizar tempo ao procurar um documento importante, além de garantir que todos vão estar bem guardados.

Contrate um profissional experiente

À primeira vista, sempre parece mais barato e inteligente aprender a fazer as atividades por nós mesmos. Mas devemos sempre lembrar que não é possível que uma pessoa conheça tudo de uma área específica, e a contabilidade para e-commerce entra aqui também.

No começo pode ser simples fazer a gestão contábil, mas conforme o negócio cresce, o trabalho fica maior e mais difícil de ser realizado, e começam a surgir dúvidas complicadas e sem uma resposta simples para continuar realizando o trabalho.

Por conta disso, ter um contador especializado ao seu lado é importante, porque esse profissional proverá todos os conhecimentos necessários para que a sua loja virtual tenha uma ótima gestão contábil, e possa sobreviver no mercado sem nenhum problema fiscal.

Esperamos que este artigo tenha esclarecido algumas questões que você tinha sobre contabilidade para e-commerce. Mas agora pode ser uma boa ideia você entender mais sobre como funciona a emissão de nota fiscal para e-commerce, e de que forma isso pode ser integrado a sua loja!